Tips för effektiv tidshantering

Tidsbrist är en av vår tids största utmaningar. Många blir stressade av att försöka hinna med allt på arbetet och hemma och känner samtidigt att de inte räcker till.

I Bosse Angelöws bok Effektiv tidshantering presenteras både vad arbetsplatser och den enskilde kan göra för att undvika den tidsstress som många personer upplever idag.

Nedanstående tips är hämtade från boken:

Tips: Vad du kan göra själv för att få mer gjort på kortare tid

1.      Ta reda på dina energikällor! Ju mer energi du har, desto mer kan du också göra.   

2.      Nyttja dina formtoppar och formsvackor! Gör de mest krävande arbetsuppgifterna när du är mest effektiv och mer rutinbetonande uppgifter när din energinivå är lägre.

3.      Åerhämta dig och bli effektiv! För att kunna orka och vara effektiv behöver du hela tiden varva aktivitet och återhämtningspauser. Använd mobilmetoden, se här nedan.

4.      Se till att uppgifterna blir roligare! Ju mer arbetsglädje du känner inför dina arbetsuppgifter, desto snabbare kommer du också att genomföra dem.

5.      Planera och prioritera dina arbetsuppgifter! Planering och prioritering är viktigt för att kunna hantera din tid bättre och få de riktigt viktiga sakerna gjorda.  

6.      Arbeta mer sammanhängande! Alltför mycket splittring och avbrott skapar svårigheter att bli fokuserad på nytt. Försök därför att utföra arbetsuppgifter av samma slag i sammanhängande tidsblock.

7.      Lär dig säga nej! Ta inte på dig mer än vad din tid räcker till.

8.      Avsätt tid för reflektion! Det kan ge dig välbehövlig distans till ditt arbete och ge dig möjligheter att fundera på om du lägger din tid på de viktigaste och mest angelägna arbetsuppgifterna.

9.      Fokusera på framgångar! Uppmärksamma det som du faktiskt gör! Tänk igenom vad du har åstadkommit under dagen.

10.  Ha rimliga krav! Ställ rimliga krav på dig själv och diskutera vad som är rimliga krav med din chef och kollegor.

Mobilmetoden

Mobilmetoden hjälper dig att bli påmind om att du ska ta en återhämtningspaus.

Använd timerfunktionen på din mobil och sätter timern på till exempel 30 minuter. När 30 minuter har gått, hör du timern ljuda genom en signal eller musik. Du blir då påmind om att ta en kort paus på några minuter. Om du sitter vid ett skrivbord kan du till exempel resa dig upp och röra på dig.

Tips: Vad ni behöver göra på din arbetsplats

Eftersom tidsbrist är allmänt förekommande på våra arbetsplatser, är tidspressen inte i första hand ett problem som ska lösas på individnivå, utan åtgärder bör genomföras på arbetsplatsen. Därför bör varje arbetsplats diskutera och besluta om att följande ska känneteckna organisationen.

1. Lägga upp arbetsdagarna så att det hela tiden finns en bra balans mellan arbetsinsatser och återhämtningspauser. Inse att det mest produktiva är att varva aktiviteter med återhämtning.

2. Varje person ska ha rimliga arbetsuppgifter.

3. Tydliggör vilka (rimliga) krav som gäller beträffande olika arbetsinsatser.

4. Besluta om hur olika arbetsuppgifter ska prioriteras.

5. Utarbeta en mobil- och mejlpolicy för att begränsa tillgängligheten på fritiden. Mejl ska inte skickas utanför ordinarie arbetstid.

6. Diskutera hur möten kan begränsas och effektiviseras.

7. Eliminera olika tidstjuvar och ta bort onödiga arbetsmoment.

8. Använda anställdas kompetens på ett bättre sätt. Låta t ex professionella administratörer ta hand om administrativa arbetsuppgifter.

9. Ge förutsättningar för att jobba ostört när det behövs.

10. Fokusera på framgångar och det som faktiskt görs och mindre på det som inte görs.